Arbobudget thuiswerkplek vrijgesteld?

Een werkgever heeft in zijn arboplan opgenomen dat thuiswerken op een arboverantwoorde manier moet plaatsvinden. Iedere werknemer mag tot een bedrag van € 500 aan arbovoorzieningen voor thuis aanschaffen en declareren bij de werkgever. Is de vrijstelling voor arbovoorzieningen van toepassing op de vergoeding?

Hierover heeft een kennisgroep van de Belastingdienst onlangs een standpunt gepubliceerd.

De werkgever is op grond van de Arbowet gehouden zorg te dragen voor arbovoorzieningen en de kosten voor zijn rekening te nemen. Als hoofdregel geldt daarom dat de vrijstelling niet kan worden toegepast als de werknemer een eigen bijdrage verschuldigd is.

De vrijstelling is van toepassing als de aangeschafte voorziening voldoet aan de arbowettelijke eisen en de vergoeding kostendekkend is. Als de vergoeding niet kostendekkend is, bijvoorbeeld omdat een deel van de kosten vanwege een overschrijding van het budget niet wordt uitbetaald, is de vrijstelling in beginsel niet van toepassing.

Dit is alleen anders als de werkgever aannemelijk kan maken dat de werknemer voor het gedeclareerde bedrag een goedkopere arbovoorziening met een vergelijkbare functionaliteit had kunnen kopen. In dat geval houdt de eigen bijdrage immers geen verband met de naleving van de arbowetgeving, maar ziet deze op het verschil tussen een voorziening die voldoet aan de specifieke richtlijnen voor plaatsonafhankelijke arbeid en een duurdere uitvoering hiervan. Het is dan enkel de persoonlijke keuze van de werknemer die ertoe leidt dat de gekozen arbovoorziening duurder is.

In een reeks van meerdere declaraties kan het zijn dat het totaalbedrag van de arbovoorzieningen meer bedraagt dan het budget dat door de werkgever ter beschikking is gesteld.

Voorbeeld
De werkgever stelt een bedrag van € 500 ter beschikking voor de aanschaf van arbovoorzieningen voor thuis. Een werknemer schaft aan: (1) een geschikte bureaustoel (€ 200), (2) een extra beeldscherm (€ 225) en (3) een noise-cancelling koptelefoon (€ 100) en declareert de kosten hiervan bij zijn werkgever.

• Als de kosten van de verschillende arbovoorzieningen opeenvolgend worden gedeclareerd, is de vergoeding voor de bureaustoel en het beeldscherm gericht vrijgesteld. De vergoeding voor de koptelefoon is echter in beginsel belast, omdat de kosten van de koptelefoon – vanwege de budgetnorm – niet volledig voor rekening van de werkgever komen.
• In het geval dat de verschillende kosten van de arbovoorzieningen gelijktijdig worden gedeclareerd, staat het de werkgever vrij om te kiezen aan welke voorziening de eigen bijdrage wordt toegerekend.

Als de werkgever aannemelijk kan maken dat de werknemer met bijvoorbeeld € 75 een koptelefoon met een vergelijkbare functionaliteit had kunnen kopen, is voor die voorziening geen sprake van een eigen bijdrage.

Let op: Een werkgever kan zijn verplichtingen op grond van de Arbowet niet nakomen door enkel een budget voor arbovoorzieningen toe te kennen aan zijn werknemers. Als de Arbowet hem verplicht tot het nemen van aanvullende maatregelen, is hij gehouden alle kosten hiervan voor zijn rekening te nemen.